عوامل کلیدی افزایش پذیرش سیستم های اطلاعات مدیریت

بابک اسدی دزکی[1]

b.asadi92@yahoo.com

خلاصه

سیستم های اطلاعاتی و سیستم های اطلاعات مدیریت ، نقشی کلیدی و حیاتی در سازمان ها را دارا می باشند. این سیستم ها  اطلاعات مناسب را در زمان مناسب، به عنوان یک عامل مورد نیاز در جهت حمایت از فعالیت های مدیران، فراهم می سازند.سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان های دولتی و خصوصی، وظیفه جمع آوری، تدوین، پردازش، ذخیره سازی و انتقال اطلاعات  با هدف تولید اطلاعات سودمند و کاربردی درفرمت های مورد نیاز را بر عهده داشته. برخی از عوامل موجود مانع از پذیرش سیستم های اطلاعاتی مدیریت می باشند . در این مقاله با ترکیب گزارشات و مصاحبه های انجام شده با برخی از کارکنان شرکت ها و سازمان های دولتی و خصوصی ،چارچوبی نظری و کاربردی در خصوص عوامل مؤثر در پذیرش سیستم های اطلاعات مدیریت ارائه می گردد .

کلمات کليدي: سیستم های اطلاعاتی،سیستم های اطلاعات مدیریت،عوامل پذیرش

1              مقدمه

پذیرش موفقیت آمیز فناوری در سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی بسته به ویژگی های فنآوری، پروژه و ویژگی های سازمانی، کاربر و ویژگی های اجتماعی و شرایط کاری داشته (پیتر و همکاران، 2013). اگر چه ، در واقعیت این عوامل توسط سازمان و شرکت ها به ویژه در میان شرکت های کوچک مورد غفلت واقع می شود .

          بر اساس مصاحبه مقدماتی با برخی از کارکنان سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی ، برخی از مشکلات اصلی که مانع از پذیرش سیستم اطلاعات مدیریت[2] در این مجموعه ها گردیده دانش و مهارت ناکافی  در استفاده از این سیستم ها و همچنین مشکل در یادگیری استفاده از سیستم های مذکور می باشد. به گفته آل عمری (2009) سهولت استفاده و سهولت یادگیری سیستم ها ، منجر به پذیرش کارکنان و در نتیجه منجر به موفقیت آن و اثر آن بر بهره وری[3] و اثربخشی[4] عملکرد کارکنان می گردد. لای (2009) ادعا کرد که خود کارآمدی کامپیوتر می تواند بر موفقیت پذیرش سیستم ها تاثیر گذار باشد.

2              عوامل موثر بر پذیرش سیستم های اطلاعاتی

در عصر حاضر با توجه به رشد سریع تکنولوژی و حضور فناوری های نو در عرصه شرکت ها و سازمان ها و عدم تناسب رشد تکنولوژی با آموزش کارکنان شاهد عدم تجربه قبلی کارکنان در برخورد با تکنولوژی های نوین هستیم. تجربه کاربر موجب افزایش استفاده از سیستم و به طبع آن تحت تاثیر قرار دادن موفقیت سیستم های اطلاعاتی را در پی خواهد داشت . بنابراین، شرکت ها باید آموزش به کارکنان خود را در جهت بهبود مهارت ها و دانش آنها افزایش و ارتقاء دهند. بر این اساس می توان اشاره نمود به بسیاری از شرکت ها و سازمان هایی که دلیل اصلی شکست پروژه های فناوری اطلاعات و عدم پذیرش سیستم های اطلاعاتی آنها ، عدم آموزش کاربران نهایی می باشد (عجمی و همکاران، 2012)  علاوه بر این، برخی از کارکنان بیان می نمایند که کار با کامپیوتر آنها را عصبی و مضطرب می نماید  چرا که آنها نگران اشتباهاتی هستند که نمی تواند آن را تصحیح نمایند .

مدیریت ارشد می بایست بودجه مورد نیاز برای انجام برنامه های آموزشی و ارتقاء مهارت های کارکنان خود را فراهم نماید. علاوه بر این، مدیران ارشد باید امکانات لازم در خصوص اجرای برنامه های آموزشی ،برنامه های  تشویقی و انگیزه ای  و همچنین حمایت لازمه از کارکنان را در جهت افزایش استفاده از سیستمهای اطلاعاتی را محیا سازند. به گفته چن و همکاران (2012) و راگو (2004)، پشتیبانی مدیریت ارشد ارزش  قابل توجهی به پذیرش فن آوری در سازمان می بخشد.

          یکی مهمترین مشکلات و موانع بر سر راه پذیرش سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها،تیم های فنی پشتیبانی کننده از سیستم ها می باشند که برخی از کارکنان معتقدند که ، در برخی موارد پشتیبانی فنی و رفع  مشکلات سیستم بسیار زمان بر بوده که دلیل آن را عدم تعدد کارکنان دانسته  و یا برخی از کارکنان واحد پشتیبانی فنی مهارت های لازم جهت حل مشکلات پیچیده را ندارند.که مسئله آموزش تیم های واحد پشتیبانی فنی نیز نیاز به آموزش برای توسعه مهارت ها و دانش خود داشته،بسیار حائذ اهمیت می باشد .

          یکی دیگر از عوامل تاثیر گذاربر پذیرش سیستم های اطلاعاتی توسط کاربران و به خصوص پذیرندگان این سرویس ها کیفیت خدمات ارائه شده می باشد تا جایی که بر  اساس نظر  گرلا و همکاران (2010)، کیفیت خدمات ارائه شده می تواند تاثیر مثبتی به صورت مستقیم و غیر مستقیم بر پذیرش سیستم های ازلاعاتی در سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی داشته باشد . همچنین تعدادی از محققان کیفیت اطلاعات خروجی سیستم ها را به عنوان عامل مهم برای موفقیت MIS را عنوان می کنند.بر این اساس لی و همکاران  (2006) بیان می دارند که کیفیت اطلاعاتی تولید و ارائه شده  به عنوان  یکی ازعامل کلیدی موثر بر موفقیت MIS مطرح می باشد.همچنین العادلیه (2009) تایید می کند که کیفیت اطلاعات تاثیر مستقیم  و قابل توجهی بر درک کاربران از موفقیت سیستم های اطلاعاتی است.

توسعه سریع فناوری اطلاعات و ارتباطات فرصتی طلایی برای کسب و کار جوامع در سراسر جهان ایجاد کرده است. اگر چه با وجود شبکه ها و سیستم های  مخابراتی فعلی هنوز اختلاف در کاربرد و پذیرش فناوری اطلاعات و ارتباطات بین کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه وجود دارد ولی این تکنولوژی و فناوری سرآغاز پیشرفت جوامع بوده ومی باشد .

          این در حالی است که یکی از بخش های پیش رو و پیش برنده اشاعه تکنولوژی به ویژه فناوری اطلاعات در کشور ها سازمان های حاکمیتی می باشند که با در اختیار داشتن امکانات،منابع و قوانین مورد نیاز در توسعه و پیشرفت این فناوری در جامعه تلاش می نمایند .

سازمان های دولتی و چه بسا خصوصی از انواع مختلفی از سیستمهای اطلاعاتی استفاده نموده .که از جمله می توان به منابع انسانی،  حسابداری ،بازاریابی ، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری،سیستم های کنترل پروژه،مدیریت مکاتبات،اتوماسیون های اداری و مالی،سیستم های مدیریت شهری،سیستم های حفاظتی و ... اشاره نمود که هر سازمان به فراخور نیاز و ماهیت کاری خود از هر کدام از این سیستم های استفاده نموده .

3              مدل عوامل موثر بر افزایش پذیرش

بر اساس مدل عوامل افزایش پذیرش سیستم های اطلاعات مدیریت (یاسر حسن و همکاران،2014) فارغ از مدل های ارائه شده پذیرش فناوری از سال 1979 تا کنون عواملی به شرح ذکر شده در شکل 1 ، در پذیرش سیستم های اطلاعاتی و سیستم اطلاعات مدیریت تاثیر فراوانی داشته که هر کدام تشریح و مورد بررسی قرار می گیرد .

شکل 1

مدل عوامل موثر بر افزایش پذیرش

3-1        کیفیت سیستم[5]

 کیفیت سیستم ، ویژگی مطلوب از هر سیستم اطلاعاتی می باشد . ملاک های سنجش کیفیت سیستم های اطلاعاتی از نظر برخی محققان عبارتند از: سهولت استفاده[6] ، انعطاف پذیری[7] ، زمان پاسخگویی[8] و قابلیت اطمینان[9] (حسن و همکاران، 2013) .

3-2       کیفیت اطلاعات[10]

کیفیت اطلاعات ، ویژگی مطلوب از خروجی های سیستم می باشد. به عنوان مثال می توان به قابل فهم بودن، دقت، مختصر بودن، کامل بودن، به موقع بودن، قابلیت استفاده (پیتر و همکاران، 2008) .

3-3      کیفیت خدمات[11]

کیفیت خدمات ،کیفیت پشتیبانی از سیستم های اطلاعاتی توسط واحد سیستم اطلاعاتی و افراد پشتیبان فناوری اطلاعات می باشد. به عنوان مثال؛ پاسخگویی، دقت، قابلیت اطمینان، شایستگی های فنی و همدلی کارکنان و پرسنل (پیتر و همکاران، 2008، کلی لیانگ، 2012) .

3-4       پشتیبانی مدیریت ارشد[12]

پشتیبانی مدیریت ارشد می تواند با تخصیص منابع کافی و مورد نیاز به منظور ایجاد یک محیط مناسب برای موفقیت سیستم های اطلاعاتی ایفای نقش نماید. به عنوان مثال: آگاهی مدیریت از منافع حاصله از اجرای سیستم های اطلاعاتی، مدیریت همیشه پشتیبان و مشوق کارکنان در استفاده از سیستم های اطلاعاتی به عنوان ابزار کار برای انجام کار باشد، مدیریت بسیاری از کمک ها و منابع لازم برای استفاده افراد از سیستم های اطلاعاتی را فراهم نماید، مدیریت واقعاً مشتاق دیدن شادی و رضایت مردم به خاطر استفاده از سیستم های اطلاعاتی باشد، مدیریت می بایست نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری لازمه برای ایجاد شرایط مناسب در جهت موفقیت سیستم های اطلاعاتی را محیا سازد (اگباریا و همکاران، 1997) .

3-5       آموزش[13]

آموزش ،آموختن  مهارت های لازم برای استفاده از سیستم های اطلاعاتی می باشد.آموزش یکی از مهمترین عوامل در پذیرش سیستم های اطلاعاتی می باشد .یکی از مشکلات موجود بر سر راه استقار و نیز گذیرش سیتم های اطلاعاتی خواسته مدیران ارشد و واحد های فناوری اطلاعات از کارکنان مبنی بر استفاده از نرم افزارهای خاص بوده این در حالیست که آموزش ها لازمه توسز کارکنان دیده نشده است . بنابراین، ثابت شده است که گاهی اوقات اجرای سیستم های اطلاعاتی با شکست روبرو شده آنهم به دلیل عدم آموزش مناسب کاربران (بچینا و ندللا، 2007) . براین اساس شرکت می بایست، اقداماتی برای آموزش کارکنان و کاربران مانند موارد مورد اشاره صورت دهد : ارائه آموزش های داخلی و خارجی برای کاربران، برنامه ریزی آموزشی کارکنان در گروه های عمومی و تخصصی برای استفاده کارکنان .

3-6       خودکارآمدی کامپیوتر[14]

خودکارآمدی کامپیوتر ،اشاره دارد به  باور شخص در خصوص مهارت ها و توانایی او برای انجام موفقیت یک کار خاص (ژائو، 2010). به گفته براون (2002) موارد سنجش خودکارآمدی عبارتند از: من در استفاده از سیستم احساس راحتی می کنم ، من به راحتی از تمامی سیستم استفاده می کنم، من قادر به استفاده از سیستم یدون حضور و کمک افراد دیگر می باشم .

3-7       تجربه کاربران[15]

تجربه کاربران ،با توجه به  نظر چاتور (2009) تجربه عبارت است از : استفاده و آشنایی  قبلی یک فرد با یک تکنولوژی خاص. همچنین  تجربه به معنی استمرار و یا سطح استفاده قبلی فرد از کامپیوتر و سیستم های اطلاعاتی می باشد . موارد سنجش تجربه کاربران عبارت است از: اظهار شخص به داشتن تجربه لازم در استفاده از سیستم ، مشارکت درانجام مطالعات امکان سنجی داشته ، مشارکت در تجزیه و تحلیل های مورد نیاز،سابقه در استفاده از مدل سازی های  مالی و اداری، سابقه در استفاده از زبان های برنامه نویسی، مشارکت من در طراحی سیستم های اطلاعاتی (اگباریا و همکاران ، 1995) .

3-8       اضطراب کامپیوتر[16]

اضطراب کامپیوتر ، به اضطراب و نگرانی و ترس شخص در استفاده از کامپیوتر اشاره دارد (اگباریا و همکاران ، 1995).موارد سنجش اضطراب کامپیوتری عبارتند از: احساس نگرانی در استفاده از رایانه، نگرانی در استفاده از کامپیوتر و ترس از اینکه با زدن یک کلید اطلاعات از بین برود، عدم استفاده از کامیوتر به خاظر ترس از اشتباه جبران ناپذیر .

4              نتیجه گیری

در سال های اخیر با توجه به رشد چشم گیر فناوری های نو ظهور و در صدر آنها فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی مسئله پذیرش سیستم های اطلاعاتی و توسعه و اشاعه نوآوری مورد توجه محققان و کارشناسان بسیاری قرار گرفته است که نتایج تحقیقات آنها در غالب مدل های متعددی مطرح گردیده.اما مسئله مهم در این تحقیقات نتایج و مدل های تئوریک بوده که بسیار جنبه عملی نداشته.ولی در مدل ارائه شده بالا حسن و همکاران (2014) به هشت عامل موثر بر پذیرش سیستم های مدیریت اطلاعات در شرکت های و سازمان های دولتی مطرح گردیده که عبارتند از: کیفیت سیستم، کیفیت اطلاعات، کیفیت خدمات و سرویس، پشتیبانی مدیریت ارشد، آموزش کاربران، خودکارآمدی رایانه، تجربه کاربر، و نگرانی و اضطراب. این عوامل ,عواملی درک شده به وسیله انجام مصاحبه هاب حضوری و گفتاری با کارمندان این سازمان ها می باشد که بیشتر جنبه کاربردی به خود گرفته است.

همچنین با در نظر گرفتن این عوامل از طرف شرکت های تولید کننده و ارائه دهنده خدمات و سرویس های فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی و همچنین شرکت های مجری و نیز استفاده کنندگان این سیستم ها می توان در جهت بهبود و ارتقاء خدمات و در نهایت افزایش میزان پذیرش این سیستم ها استفاده نمود .

5              مراجع

1. Ajami, S. and Mohammadi-Bertiani, Z. (2012). Training and its      impact on hospital information system (HIS) Success. Journal of Information Technology & Software Engineering, Vol. 2 (5).
2. Al-adaileh, R.M. (2009). An evaluation of information systems       success : A user perspective - the case of Jordan Telecom Group,European Journal of Scientific Research, Vol. 37 (2), 226–239 .
3. Al-Omari, A.A.I. (2009). The impact of computerized management information systems on the performance of workers in the Palestinian Telecommunications Company, the Islamic university Gaza.
4. Bechina, A.A.A. and Ndlela, M.N. (2007). Success factors in implementing knowledge based systems, Electronic Journal of Knowledge Management ,Vol. 7 (2), pp.211–218.
5.  Brown, I.T.J. (2002). Individual and technological factors affecting perceived ease of use of web-based learning technologies in a Developing Country, EJISDC.
6.  Chen, R-F. and Hsiao, J-L. (2012). An investigation on physicians’ acceptance of hospital information systems: a case study. International journal of medical informatics,       Vol. 81 (12), pp.810–820.
7.  Chuttur, M.Y. (2009). Overview of the    technology acceptance model: Origins, developments and future directions. Indiana University,                                      USA. Sprouts: Working Papers on Information Systems, Vol. 9 (37).
8.   Igbaria, M., Zinatelli, N., Zinatelli, P. and Cavaye, A.L.M. (1997). Personal Computing Acceptance Factors in Small Firms: A Structural Equation Model, MIS Quarteriy.
9.  Gen-Liang Z. (2012). Consumer acceptance of Internet as a channel of distribution. Journal of Business and Management Research, Vol. 1, pp. 20-27.
10. Yaser Hasan Al-Mamary , Alina Shamsuddin , A.H. Nor Aziati.(2014). Key factors enhancing acceptance of management information systems in Yemeni companies .Journal of Business and Management Research, 5 (2014) 108-111
11. Gorla, N., Somers, T.M. and Wong, B. (2010). Organizational impact of system quality, information quality, and service quality, Journal of Strategic Information Systems, Vol. 19, pp. 207–228.
12. Hasan, Y., Shamsuddin, A. and Aziati, N. (2013). The impact of management information systems adoption in managerial decision making : A review. The International Scientific Journal of Management Information Systems ,Vol. 8 (4), pp. 010-017.
13. Igbaria, M., and Iivari, J. (1995). The effects of self-efficacy on computer usage, Omega, Int. J. Mgmt Sci. Vol. 23 (6), pp. 587- 605.
14. Lai, J-Y (2009). How reward, computer self-efficacy, and perceived power security affect knowledge management systems success : An empirical investigation in high-Tech companies, Journal of the american society for information science and technology, Vol. 60 (2), pp.332–347.
15. Lee, Y. and Kozar, K.A. (2006). Investigating the effect of website quality on e-business success: An analytic hierarchy process (AHP) approach, Decision Support Systems. Vol. 42, pp. 1383– 1401.
16. Petter,S.,DeLone,W.andMcLean,E.(2008).Measuring information systems success: models, dimensions, measures, and interrelationships. European Journal of Information Systems. Vol.17, pp. 236–263.
17. Petter, S., DeLone, W. and McLean, E.R. (2013). Information systems success: The quest for the independent variables. Journal of Management Information Systems, Vol. 29 (4), pp. 7– 61.
18. Ragu-Nathan, B.S., Apigian, C.H., Ragu-Nathan, T.S. and Tu, Q. (2004). A path analytic study of the effect of top management support for information systems performance. Omega, Vol.32 (6), pp. 459–471.
19. Saadé, R.G. and Kira,D. (2009). Computer anxiety in e-learning: The effect of computer self-efficacy,

JournalofInformation Technology Education, Vol. 8.

1. Zhao, L. (2010). Study on online banking adoption and its predictors. Second International Conference on Multimedia and Information Technology, pp.155–158.